hero background actito-dark

Migratie van Salesforce Marketing Cloud naar Actito: 9 stappen voor een succesvolle overgang

12 March 2025

Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar steeds efficiëntere en flexibelere marketingtools. Toch zitten veel van hen vast aan complexe, rigide en dure platforms zoals Salesforce Marketing Cloud, die zowel hun autonomie als hun wendbaarheid beperken.

Als dit herkenbaar klinkt, is het misschien tijd om een migratie te overwegen naar een oplossing die beter aansluit bij uw behoeften: Actito.

Actito belooft een intuïtief en krachtig platform dat marketeers weer controle geeft over hun campagnes. Het biedt ook de zekerheid van persoonlijke begeleiding om uw overgang soepel te laten verlopen.

Ontdek in dit artikel de 9 belangrijkste stappen om effectief te migreren van Salesforce Marketing Cloud naar Actito en eindelijk het volledige potentieel van uw marketing te benutten.

Step 1: Consider migrating to Actito and understand its benefits

Er kunnen verschillende redenen zijn om een overgang van Salesforce Marketing Cloud naar Actito te overwegen.

1 - Complexiteit in gebruik en overmatige afhankelijkheid van IT

Salesforce Marketing Cloud wordt vaak gezien als een grof systeem door marketingteams. Het kost veel tijd om onder de knie te krijgen, is arbeidsintensief en vereist geavanceerde technische vaardigheden. Volgens sommige van onze klanten die Salesforce gebruikten, moet je SQL-kennis hebben. Demonstraties wekken de indruk dat het eenvoudig is, maar dat is vooraf opgebouwd voor de show.

Het resultaat: voor elke e-mail of scenario bent u afhankelijk van uw IT-teams of externe dienstverleners. En u hebt het gevoel meer tijd te besteden aan het configureren van de tool dan aan het daadwerkelijk creëren van uw klantentrajecten.

Met Actito krijgt u de controle over uw marketingactiviteiten terug. Onze intuïtieve interface is ontworpen voor marketeers, met drag-and-drop functionaliteiten en visuele creatie die geen technische vaardigheden vereisen.

Kortom, waar u weken nodig had om een campagne op te zetten, volstaan bij Actito enkele uren.

2 - Buitensporige kosten in verhouding tot uw daadwerkelijke gebruik

Salesforce Marketing Cloud is een krachtige oplossing, maar die kracht heeft een prijs. In de letterlijke en figuurlijke zin van het woord.

Ten eerste zijn de licentiekosten hoog, met aanzienlijke initiële kosten. Maar het zijn vooral de exploitatiekosten die snel onbetaalbaar kunnen worden, tussen de meerkosten voor elke extra module, terugkerende kosten en specifieke ontwikkelingen die tegen goudprijzen worden gefactureerd.

Dit model is des te frustrerender omdat veel bedrijven eindigen met betalen voor functionaliteiten die ze niet of nauwelijks gebruiken. Geavanceerde opties voor personalisatie, gegevensbeheer of machine learning zijn op papier aantrekkelijk, maar in de praktijk benutten weinig klanten ze echt. Ofwel door gebrek aan interne vaardigheden, ofwel omdat ze niet aansluiten bij hun concrete behoeften.

Uiteindelijk hebt u een mooi object, maar het is overgedimensioneerd en onderbenut.

Het andere probleem met dit prijsmodel is het gebrek aan flexibiliteit. Met Salesforce Marketing Cloud verbindt u zich aan vooraf gedefinieerde volumes en functionaliteiten, zonder de mogelijkheid om deze onderweg aan te passen. Als uw behoeften veranderen of u uw volumes hebt overschat, pech. U blijft de hoofdprijs betalen, of u nu wel of niet de in het contract voorziene capaciteiten gebruikt.

Bij Actito hebben we de tegenovergestelde keuze gemaakt: die van eenvoud en flexibiliteit. Met ons platform betaalt u alleen voor wat u nodig hebt, wanneer u het nodig hebt. Onze prijsstructuren zijn transparant, zonder verborgen kosten of onaangename verrassingen. U kunt uw volumes en opties naar boven of beneden bijstellen, afhankelijk van de ontwikkeling van uw activiteit en uw marketingcampagnes.

Deze flexibiliteit garandeert u een constante beheersing van uw kosten en een geoptimaliseerde ROI in elke fase. En omdat we u geen overbodige functionaliteiten in rekening brengen, kunt u uw budget herinvesteren in wat echt telt: het creëren van steeds effectievere en impactvolle campagnes voor uw bedrijf.

Stap 2: Evalueer de bestaande situatie voor de migratie

Voordat u zich hals over kop in de migratie stort, moet u de tijd nemen om een volledig overzicht op te stellen van uw huidige gebruik van Salesforce Marketing Cloud.

Deze initiële audit stelt u in staat te identificeren wat gemigreerd moet worden, wat geoptimaliseerd kan worden en wat u niet meer nodig hebt.

Enkele belangrijke punten om te beoordelen:

Audit van uw bestaande campagnes: welke campagnes zijn actief op Salesforce Marketing Cloud? Welke trajecten en scenario's werken het beste? Zijn er verouderde of overbodige processen die geëlimineerd kunnen worden? Deze analyse helpt u onderscheid te maken tussen essentiële en bijkomstige zaken, om met een schone lei te beginnen.
In kaart brengen van uw gegevens: welke gegevens worden momenteel opgeslagen in Salesforce Marketing Cloud? Hoe zijn ze gestructureerd en hoe worden ze gebruikt? Zijn er silo's die doorbroken moeten worden of externe bronnen die geïntegreerd moeten worden?
Identificatie van belangrijke integraties: welke tools zijn momenteel verbonden met Salesforce Marketing Cloud (CRM, klantenservice, analytics...)? Zijn sommige van deze integraties overbodig geworden? Zijn er daarentegen nieuwe tools die aangesloten moeten worden? Dit overzicht van uw ecosysteem helpt u bij het definiëren van de datastromen die opnieuw gecreëerd moeten worden.

Het doel van deze audit is niet alleen om te weten wat u migreert, maar ook en vooral waarom u het migreert. Ons advies: maak van uw migratie gebruik om uw processen ter discussie te stellen, uw strategie te heroverwegen en uw doelstellingen aan te scherpen.

Stap 3: Verkrijg steun van belanghebbenden

Een migratie is meer dan alleen een verandering van tool: het is een strategisch project dat impact heeft op het hele bedrijf. Om het succes ervan te garanderen, moet u vanaf de beginfase van het project alle betrokken teams betrekken: marketing, IT, klantenservice, verkoop...

Om het project intern te dragen, hebt u vertegenwoordigers in elk departement nodig. Richt u in de eerste plaats op profielen die openstaan voor verandering, degenen die frustraties hebben geuit met de huidige tool (Salesforce) of die al positieve ervaringen hebben gehad met migratie.

Deze "ambassadeurs" zullen u helpen om over het project te communiceren, bezwaren te anticiperen en een gunstig klimaat te creëren.

Maar we moeten ons ervan bewust zijn dat er mensen zijn die meer terughoudend zijn tegenover verandering, uit angst voor het onbekende of gehechtheid aan de huidige tool. In plaats van ze frontaal te confronteren, probeer de redenen voor deze weerstand te begrijpen. Gaat het om een gebrek aan informatie, angst om productiviteit te verliezen, angst om niet aan de verwachtingen te voldoen? Neem de tijd om hun belemmeringen te identificeren en hef ze vervolgens één voor één op door pedagogisch te werk te gaan.

Stap 4: Plan de overgang strategisch

Deze stap is bepalend voor het succes van het project. De uitdaging is om een realistisch plan te definiëren dat rekening houdt met technische en zakelijke beperkingen, zonder de ambitie van de transformatie op te offeren.

Het eerste element dat gekalibreerd moet worden is de planning. Wanneer wilt u definitief overschakelen naar Actito? Om dit te beantwoorden, moet u rekening houden met verschillende factoren:

De complexiteit van uw huidige ecosysteem.
Het volume aan te migreren gegevens.
De beschikbare interne en externe middelen.
Uw zakelijke vereisten (seizoensgebondenheid, activiteitspieken...).

Een migratie van Salesforce Marketing Cloud naar Actito duurt tussen de 3 en 6 maanden, maar dit kan variëren afhankelijk van de situatie. Het belangrijkste is om een haalbaar doel te stellen en wat speelruimte in te bouwen.

Vervolgens moet u ervoor zorgen dat u op het juiste moment over de juiste middelen beschikt. Aan de kant van Actito zal een toegewijde projectmanager u van begin tot eind begeleiden, in coördinatie met onze technische experts. Maar ook intern zult u competenties (marketeers, data-analisten, ontwikkelaars...) moeten mobiliseren voor bepaalde taken. Anticipeer op deze behoeften en reserveer de nodige middelen vooraf om de planning veilig te stellen.

Om soepel over te schakelen naar Actito, moet u er ook voor zorgen dat uw kritieke campagnes en processen blijven draaien tijdens de overgangsfase.

U hebt twee opties:

De "big bang" migratie, waarbij alles in één keer overschakelt op een bepaalde datum.
De geleidelijke migratie, waarbij u de twee systemen een tijdje naast elkaar laat bestaan.

De tweede optie is vaak te verkiezen om de risico's te beperken. U kunt bijvoorbeeld beginnen met het migreren van uw e-mailcampagnes, dan uw trajecten, dan uw landingspagina's, enzovoort. Het belangrijkste is om altijd een plan B te hebben voor elke stap.

Stap 5: Bereid de gegevens voor en migreer ze van Salesforce naar Actito

De kern van de zaak bij elk softwaremigratie project zijn natuurlijk de gegevens. Dit is vaak de meest complexe en tijdrovende stap, vooral als u vertrekt vanuit een tool zoals Salesforce Marketing Cloud die zijn eigen standaarden voor gegevensstructuur heeft.

Om uw migratie succesvol te laten verlopen, moet u bijzondere aandacht besteden aan de voorbereiding van uw gegevens.

Inventariseer en schoon uw gegevens op

Het eerste wat u moet doen is uitgebreid inventariseren welke gegevens aanwezig zijn in Salesforce Marketing Cloud, waarbij u onderscheid maakt tussen wat gemigreerd moet worden en wat gearchiveerd of verwijderd kan worden.

Dit is ook het moment om op te ruimen en schoon te maken om alleen relevante gegevens te behouden. Vraag uzelf voor elk gegeven af:

Gebruik ik het echt?
Is het van voldoende kwaliteit?

Als het antwoord nee is, is dit de gelegenheid om schoon schip te maken voordat u migreert.

Structureer en verrijk uw gegevens

Nadat u deze eerste selectie hebt gemaakt, moet u nadenken over de beste manier om uw gegevens te structureren in Actito. Ons gegevensmodel is zeer flexibel en maakt het gemakkelijk om aangepaste velden te creëren.

We raden u echter aan om in het begin een vrij eenvoudige en standaard structuur aan te houden, om de complexiteit van Salesforce Marketing Cloud niet te reproduceren. Concentreer u in eerste instantie op het essentiële, u kunt later altijd geleidelijk uitbreiden.

Breng uw gegevens in kaart en zet ze om

Om de gegevens concreet over te zetten van Salesforce Marketing Cloud naar Actito, moet u een nauwkeurige mapping maken tussen de oude en nieuwe velden. Dit is een relatief delicate oefening die een goed begrip van beide modellen vereist.

Ons team zal u begeleiden bij dit werk om u te helpen de juiste overeenkomsten te vinden. Vervolgens zullen we een proces opzetten om de gegevens automatisch te extraheren, transformeren en laden in Actito (we spreken van een "ETL"-proces).

Test en verifieer

Zodra de gegevens zijn gemigreerd, is de uitdaging om hun integriteit en kwaliteit te verifiëren. U moet met name alert zijn op de volgende punten:

Zijn alle contacten correct gemigreerd?
Zijn de opt-in/opt-out gegevens up-to-date?
Zijn de koppelingen met andere gegevens (bestellingen, producten...) functioneel?

De migratie van gegevens is een iteratief proces: er zullen onvermijdelijk correcties en aanpassingen nodig zijn na de eerste overschakeling.

Het belangrijkste is om stap voor stap te werk te gaan, waarbij elke bouwsteen wordt gevalideerd voordat u naar de volgende gaat. Bij Actito hebben de kwaliteit en integriteit van gegevens de hoogste prioriteit. We weten dat dit de brandstof is voor uw marketing en we stellen alles in het werk, met onze technische en zakelijke expertise, om dit waardevolle erfgoed tijdens de migratie veilig te stellen.

Stap 6: Herbouw en optimaliseer uw marketingcampagnes

Zodra de gegevens zijn gemigreerd, is het tijd voor het meest zichtbare deel van het project: het herbouwen van uw campagnes en trajecten in Actito. Hier kunt u echt profiteren van de flexibiliteit en kracht van ons platform om uw marketingscenario's te optimaliseren.

Dit zijn de belangrijkste stappen van deze fase:

Herbouw uw e-mailsjablonen

Tijdens de migratie kunnen uw e-mailsjablonen niet automatisch worden overgedragen van Salesforce Marketing Cloud naar Actito vanwege de verschillen tussen de twee editors.

Als uw e-mails in HTML zijn gecodeerd, kunt u hun structuur ophalen en importeren in Actito, maar er zullen aanpassingen nodig zijn om een goede weergave en correcte verwerking van dynamische variabelen te garanderen.

Als u de Salesforce-editor gebruikte, is de meest effectieve oplossing om uw sjablonen direct in Actito te herbouwen met behulp van de drag-and-drop editor. Volgens sommige van onze klanten is dit 3 keer zo eenvoudig.

Een tip: deze stap is ook een kans om uw sjablonen te optimaliseren door ze moderner, responsief en aangepast aan de beste e-mailpraktijken te maken. Denk hieraan!

Herbouw uw segmenten en doelgroepen

Vervolgens moet u uw segmenten en doelgroepen opnieuw creëren. Actito biedt u een geavanceerde segmentatietool waarmee u demografische, gedragsmatige en transactionele kenmerken kunt combineren om uw doelgroepen te verfijnen.

In tegenstelling tot Salesforce Marketing Cloud, dat vaak berust op complexe SQL-queries, biedt Actito een intuïtieve visuele editor waarmee u na

uwkeurige segmenten kunt creëren zonder technische vaardigheden.

Stel uw cross-channel trajecten in

Zodra uw segmenten opnieuw zijn gecreëerd, kunt u uw trajecten over alle kanalen orchestreren. Onze visuele interface voor het creëren en onze bibliotheek met kant-en-klare scenario's zullen u veel tijd besparen.

U zult alle triggers en acties terugvinden die u in Salesforce Marketing Cloud gebruikte.

Optimaliseer met A/B-testen en AI

Ons platform biedt u geavanceerde optimalisatiemogelijkheden om de prestaties van uw campagnes te verbeteren:

U kunt eenvoudig A/B-tests opzetten voor alle elementen (onderwerp, afzender, inhoud, verzendtijdstip...) en onze AI-engine laten bepalen welke combinaties het beste werken.
U kunt ook voorspellende modellen activeren om aanbiedingen en inhoud te personaliseren op basis van individuele voorkeuren.

Door nauw samen te werken met uw Actito projectmanager, zult u in staat zijn om het grootste deel van uw campagnes binnen enkele weken te herbouwen.

Ons doel is echt om u zo snel mogelijk autonoom te maken, zodat u uw trajecten kunt creëren en optimaliseren zonder van ons afhankelijk te zijn. En als u verder wilt gaan, staat ons team van consultants en ontwikkelaars tot uw beschikking om de meest complexe instellingen uit te voeren.

Stap 7: Beheer de aflevering tijdens de overgang

Een kritiek aspect bij de overstap naar een nieuwe e-mailtool is het beheer van de aflevering. Het migreren naar een nieuw platform betekent vaak dat u van IP-adres en domeinnaam verandert. Een slecht beheerde migratie kan invloed hebben op uw reputatie bij ISP's.

Om de risico's te minimaliseren, raden we u ten zeerste aan om een IP-opwarmingsplan over meerdere weken op te zetten. Concreet betekent dit dat u geleidelijk de verzendvolumes vanaf uw nieuwe adres verhoogt, waarbij u zich eerst richt op uw meest betrokken contacten (degenen die regelmatig openen en klikken).

Het doel is om geleidelijk uw reputatie op te bouwen, zonder argwaan te wekken bij ISP's. Uw Actito accountmanager zal u een gepersonaliseerd opwarmingsplan voorstellen op basis van uw volume en het type database.

Gedurende de hele overgangsfase moet u uw afleveringsindicatoren nauwlettend in de gaten houden. Ons dashboard stelt u in staat om in realtime uw afleveringspercentages, openingspercentages, klikpercentages en uitschrijvingspercentages te monitoren.

Als u een abnormale verslechtering van een van deze indicatoren constateert, aarzel dan niet om dit onmiddellijk te bespreken met uw accountmanager om de oorzaak te identificeren en de nodige corrigerende maatregelen te nemen.

Het beheer van de aflevering is een complex onderwerp dat constante waakzaamheid vereist. Het is een expertise die we bij Actito in de loop der jaren hebben opgebouwd, met miljoenen e-mails die we voor onze klanten hebben verzonden. We zullen u begeleiden bij deze overgang.

Stap 8: Train de teams en bevorder de adoptie

Naast de technische aspecten zal het succes van uw migratie naar Actito vooral afhangen van uw vermogen om uw teams bij deze verandering te betrekken. Want het zijn uw medewerkers die het platform dagelijks zullen gebruiken en het zullen transformeren tot een echte hefboom voor marketingprestaties.

Als u de menselijke dimensie verwaarloost, loopt u het risico dat uw migratieproject mislukt door gebrek aan acceptatie en competentieontwikkeling bij de gebruikers. Daarom is het essentieel om een training- en begeleidingscomponent in uw migratieplan op te nemen.

Het doel is tweeledig:

Enerzijds, uw teams alle sleutels geven om snel en met vertrouwen met de nieuwe oplossing aan de slag te gaan. De interface beheersen, de belangrijkste concepten begrijpen, weten hoe een campagne van begin tot eind op te zetten...
Anderzijds, de mentaliteit en werkmethoden laten evolueren om een "agile" en data-gedreven mindset aan te nemen. Want Actito is niet alleen een tool, het is ook een mentaliteit gericht op meer samenwerking, creativiteit en continue verbetering.

We begeleiden u bij deze zowel technische als culturele transitie.

Vanaf de implementatiefase van het platform staan onze teams aan uw zijde om een trainingsplan te definiëren dat is aangepast aan uw uitdagingen en uw teams. Het idee is om elk van uw medewerkers in staat te stellen om in zijn eigen tempo competenties op te bouwen, gebaseerd op concrete use cases.

Deze begeleiding wordt vervolgens voortgezet op de lange termijn, om u te helpen voortdurend het beste uit het platform te halen. Onze teams blijven dagelijks beschikbaar om uw vragen te beantwoorden, u te adviseren over best practices of u uit te dagen naar meer innovatie.

Natuurlijk passen we het begeleidingsprogramma aan uw specifieke context en behoeften aan, omdat elke klant uniek is. Onze filosofie is om aan uw zijde te staan bij elke stap, om van uw migratie naar Actito niet alleen een technische overstap te maken, maar een transformerend project om uw groei te versnellen.

Stap 9: Monitor de prestaties en optimaliseer continu

Zodra de technische migratie is voltooid, begint het echte werk. Want de uitdaging is niet alleen om van het ene naar het andere tool over te stappen, maar om het volledige potentieel van uw nieuwe platform te benutten om concreet uw marketingprestaties te verbeteren. En dat vereist een aanpak van continue optimalisatie.

Volg de belangrijkste indicatoren om de impact van de migratie te meten

De eerste onvermijdelijke stap is het monitoren van de prestaties voor en na de migratie. Het doel? Nauwkeurig meten wat de impact is van de toolwissel op uw belangrijkste indicatoren: openingspercentage, klikpercentage, conversiepercentage, ROI...

De vergelijking van de metrics voor en na de migratie zal u helpen om de eerste quick wins van Actito te identificeren.

En deze analyse zal als basis dienen voor uw optimalisatieaanpak, want vervolgens gaat het erom tastbare verbeteringsdoelstellingen vast te stellen voor elk van deze KPI's, en actieplannen op te zetten om ze te bereiken. Deze data-gedreven aanpak stelt u in staat om de opschaling van uw systeem nauwkeurig te sturen.

Benut geleidelijk de volledige rijkdom van de tool

Het potentieel van een alles-in-één marketingplatform ontvouwt zich niet in één dag. Naarmate u het gebruikt, zult u het hele scala aan mogelijkheden ontdekken dat Actito biedt: geavanceerde personalisatie, cross-channel trajecten, intelligente triggers...

Daarom is het interessant, en zelfs aanbevolen, om een programma voor competentieontwikkeling op te zetten. Het idee is om uw teams in staat te stellen geleidelijk vertrouwd te raken met de tool en autonomie te winnen, via gerichte trainingen, peer-to-peer ondersteuning en/of interne uitdagingen.

En uiteraard blijven we aan uw zijde om u te begeleiden bij het verkennen van de mogelijkheden van uw platform.

Ga een virtueuze cirkel van continue verbetering in

In marketing staat niets stil: klantengedrag evolueert, verwachtingen veranderen en technologieën ontwikkelen zich snel.

Om voorop te blijven lopen, moet u in een proces van continue verbetering zitten.

Concreet betekent dit dat u elke campagne benadert als een nieuw experimenteerterrein. Systematisch A/B-testen, nieuwe hefbomen uitproberen, micro-variaties in berichten...Het is door voortdurend uw benaderingen te testen en te verfijnen dat u een hoog prestatieniveau kunt handhaven.

De strategieën van gisteren garanderen niet noodzakelijk de successen van morgen, vandaar het belang om de markt en trends te blijven volgen om uw praktijken voortdurend aan te passen.

Actito is ontworpen met deze logica in gedachten: de flexibiliteit en agile functionaliteiten stellen u in staat om gemakkelijk te itereren, nieuwe benaderingen te testen en uw campagnes continu te optimaliseren, zonder technische rompslomp.